Description complète du poste :

Nous recherchons une assistante de direction motivée, expérimentée et orientée vers les objectifs pour rejoindre notre équipe. Vous travaillerez directement avec le PDG de l'entreprise pour coordonner, superviser et effectuer une grande variété de tâches administratives et de soutien pour faciliter les opérations commerciales. Le poste d'assistant(e) de direction est polyvalent et vous permettra d'acquérir de l'expérience dans de nombreux départements et domaines de l'entreprise avec un fort potentiel de croissance.

NOUS DEMANDONS À TOUT NOTRE PERSONNEL D'ÊTRE ENTIÈREMENT VACCINÉ CONTRE LE COVID-19.

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Type d'emploi :

• Temps plein

Emplacement :

• Pasadena, CA 91105

Responsabilités :

Les responsabilités énumérées ci-dessous sont des exemples généraux et ne constituent pas une description exhaustive des fonctions. Les tâches et responsabilités spécifiques peuvent varier en fonction des besoins sans pour autant modifier la nature ou la portée de ce poste ou le niveau de responsabilité. Il peut être demandé d'effectuer d'autres tâches selon les besoins.

• Travailler directement avec le PDG pour soutenir tous les aspects de sa routine de travail quotidienne.

• Tenir à jour le calendrier du PDG, y compris la planification des réunions, des rendez-vous et des déplacements. Faire preuve de discrétion dans l'engagement du temps et l'évaluation des besoins.

• Agir en tant que point de contact entre le PDG, les employés, les clients et les autres partenaires externes.

• Rédiger, réviser et envoyer des communications au nom du PDG.

• Effectuer des recherches, collecter des données et préparer des rapports, y compris des conclusions et des recommandations pour les dirigeants de l'entreprise. 

• Répondre aux appels téléphoniques et communiquer des messages et des informations. 

• Tenir à jour divers dossiers et documents. 

• Tenir le PDG informé des questions prioritaires et sensibles au facteur temps, en assurant un suivi approprié.

• Traitement de l'impression, des télécopies, du courrier/des colis de nuit, des copies, du classement et des messages électroniques.

• Assister le PDG/président dans d'autres fonctions/tâches de soutien qui lui sont confiées.

L'éducation :

• Une licence est préférable, mais pas obligatoire.

Qualifications et exigences :

• 2+ ans d'expérience en tant qu'assistant administratif/exécutif. 

• Un moyen de transport fiable (pour faire des courses à l'occasion).

• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale.

• Autonome, très organisé et doté d'un excellent sens du suivi.

• Solides compétences en matière de gestion du temps et capacité à organiser et à coordonner plusieurs projets simultanés.

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint et OneDrive). 

• Connaissance technologique des équipements de bureau et compétences informatiques (suite Microsoft, G-Suite et Adobe Acrobat).

• Capacité à travailler dans le respect des délais et à hiérarchiser efficacement les tâches.

• Excellentes aptitudes à la communication et diplomatie, avec une bonne maîtrise de la grammaire et de l'usage.

• Être consciencieux, orienté vers le détail, très organisé et proactif pour s'assurer que les tâches/projets à court et à long terme sont achevés en temps voulu.

Ce que nous offrons :

• Salaire compétitif

• Assurance maladie (l'entreprise verse une contribution de 50 %)

• Soins dentaires - facultatif

• Vision - Optionnel

• Assurance contre le cancer - facultative

• Deux semaines de vacances payées par an

• Jours de maladie

• Jours personnels

Seuls les candidats retenus pour ce poste seront contactés, mais votre curriculum vitae restera dans le dossier pendant 90 jours. Les offres d'emploi dépendent de la réussite de la vérification des antécédents.

Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances.

EOE/M/F/V/D